Webinář "Správa smluvní dokumentace v SharePoint za 5 dnů", který se konal 25. 5. 2017, nyní můžete shlédnout formou záznamu na youtube a seznámit se tak blíže s funkcionalitou balíčku prostřednictvím živých ukázek.
Veškerá příprava probíhá v pracovním prostoru. Uživatel pomocí tlačítek založí nový spis smlouvy a vyplní formulář popisnými údaji. Protistrany jsou uvedeny v přehledné tabulce a obsahují základní údaje o společnosti. Počet protistran není omezen. Do spisu smlouvy uživatel vkládá související smluvní dokumenty. Vložené dokumenty automaticky dědí hlavní popisné údaje z nadřazeného spisu smlouvy. Sdílený pracovní prostor zajistí, že uživatelé při přípravě a úpravách smluvních dokumentů pracují s jedním dokumentem a s aktuální verzí.
Procesy připomínkování a schvalování využívají vlastní nástroj pro workflow. Pravidla pro vytvoření úkolů se řídí nastavením v konfigurační matici workflow. Uživatelé obdrží na každý úkol upozornění emailem a úkol se zobrazí v seznamu úkolů uživatele na domovské stránce webu aplikace. Splnění úkolu probíhá prostřednictvím formuláře volbou výsledku (např. Schválit/Zamítnout). Formulář úkolu obsahuje odkaz na schvalovaný dokument. Historie průběhu procesů je zobrazena na formuláři úkolu i na formuláři smluvního dokumentu.
Seznamování je speciální funkce, kterou oprávněný uživatel spustí po schválení a podepsání smluvního dokumentu. Uživatele pro seznámení vybere se seznamu uživatelů nebo může použít i vlastní distribuční seznam. Informace o seznámení zobrazuje formulář smluvního dokumentu v samostatné tabulce.
Systém umožnuje nastavit upozornění na různé akce a stavy smluvních dokumentů. Uživatel dostane například upozornění emailem na obdržený úkol v rámci procesů, na úkol seznámit se se smluvním dokumentem, termín pro revizi smlouvy případně ukončení její platnosti.
Vyhledávat mohou uživatelé fulltextově nebo podle vybraných vlastností. Například vyhledat smluvní dokumenty pro konkrétní společnost, podle stavu, podle platnosti. Vyhledávat podle atributů umožňuje speciální funkce umístěná na hlavní straně aplikace. Uživatel snadno vyplní požadované údaje do formuláře a klikne na tlačítko „Vyhledat“.
Systém veškeré Spisy smluv ve stavech „Neplatná“ přesouvá z Pracovního prostoru do Archivu. Archiv je oddělené úložiště se speciálním režimem přístupových práv. Oprávněný uživatel může archivu vyhledávat pomocí funkce „Vyhledávání“ na úvodní straně aplikace TreeINFO pro SharePoint – Smlouvy.
Základem balíčku je technologie Microsoft SharePoint a aplikační nadstavba TreeINFO pro SharePoint.
Je podporován na technologiích: Microsoft SharePoint Foundation 2013, Microsoft SharePoint Server 2013, Microsoft SharePoint Server 2016, Microsoft SharePoint 2019, Microsoft Office 365 (SharePoint Online).
