Spisová služba pro komerční organizace

Kompletní řešení pro elektronickou evidenci a archivaci veškeré přijaté a odeslané pošty v MS SharePoint, včetně zpracování zpráv z datových schránek.

Řešení je obvykle nastaveno podle podnikové směrnice, která se procesu spisové služby týká. Řešení zahrnuje digitalizaci papírové pošty, import datových zpráv z datových schránek, import e-mailů. Přijatá pošta se eviduje v podacím deníku a adresátům je předávána prostřednictvím workflow. Pracovníci podatelny tak mají aktuální přehled o stavu zpracování pošty.

Chcete se dozvědět více o evidenci přijaté a odeslané pošty v SharePoint? Kontaktujte nás!

Řešení podporuje vznik nové pošty, její schválení, označení elektronickým podpisem a vypravení mimo firmu v tištěné podobě, formou datové zprávy, případně e-mailu. Systém musí podporovat tisk a tvorbu sběrných archů.

Základní verze modulu obsahuje následující funkce:

  • Zpracování papírové písemnosti elektronickou formou (digitalizace)
  • Podpora označení čárovým kódem
  • Evidence písemností ve spisech
  • Tvorba čísla spisu
  • Tvorba čísla jednacího
  • Přidělení skartačního znaku
  • Přidělení archivního znaku
  • Volba typu písemnosti
  • Stav písemnosti
  • Sledování historie písemnosti
  • Tvorba nových dokumentů v elektronické podobě z předdefinovaných šablon
  • Ruční připojení e-mailu
  • Nastavení povinných položek
  • Převzetí datové zprávy z ISDS
  • Vypravení datové zprávy do ISDS
  • Vyhledání datové schránky příjemce
  • Vytvoření a aktualizace seznamu datových schránek
  • Manuální nebo automatická archivace zprávy ve formátu pro Autorizovanou konverzi

Napište nám, rádi připravíme řešení přímo pro Vás!